ChatGPT inrichten voor je team: projecten, GPT's en huisregels
In het kort
- Losse ChatGPT-accounts per medewerker zijn geen teamaanpak. Met een zakelijk account werk je vanuit één werkruimte.
- Gebruik projecten voor terugkerend werk, en GPT's voor taken die iedereen op dezelfde manier moet doen.
- Leg vast welke informatie er wel en niet in mag, en wie de output controleert.
- Begin klein: drie gedeelde GPT's die echt gebruikt worden zijn meer waard dan dertig die niemand vindt.
In veel organisaties gebruikt de helft van het team ChatGPT al. Ieder met een eigen account, eigen prompts en eigen trucjes. Dat is een goed begin, maar geen teamaanpak. Kennis blijft hangen bij één persoon en niemand weet welke informatie er in gaat. Zo richt je het wel in.
Stap 1: één zakelijke werkruimte
Begin met een zakelijk abonnement, zoals ChatGPT Business (voorheen Team) of Enterprise. Dan werkt iedereen in dezelfde werkruimte en kun je gebruikers beheren. Volgens de zakelijke voorwaarden van OpenAI wordt je bedrijfsdata niet gebruikt om modellen te trainen. Dat is bij losse privéaccounts niet vanzelfsprekend.
Zet daarna de algemene instellingen goed. Welke koppelingen met andere apps staan aan, en wie mag GPT's delen met de hele organisatie.
Stap 2: projecten voor terugkerend werk
Een project bundelt gesprekken, bestanden en instructies rond één klus. Een project per klant, per campagne of per beleidsstuk. Wie in het project werkt, hoeft de achtergrond niet steeds opnieuw uit te leggen.
Het werkt het best als je per project vaste instructies schrijft. Wie de klant is, welke toon je gebruikt, welk format de output krijgt. Hoe je zulke instructies goed opzet, staat in de Custom Instructions cheat sheet.
Stap 3: GPT's voor werk dat iedereen hetzelfde doet
Een GPT is een assistent met een vaste opdracht. Handig voor taken die iedereen op dezelfde manier moet doen: een offerte in jullie format, een vacaturetekst in jullie tone of voice, een samenvatting van een klantgesprek volgens vaste kopjes.
Mijn advies: begin met drie GPT's die echt aansluiten op werk dat elke week terugkomt. Maak per GPT één eigenaar verantwoordelijk. Dertig GPT's die niemand vindt, leveren minder op dan drie die iedereen gebruikt. Let ook op hoe je de kennis in zo'n GPT organiseert. Daar gaat het vaak mis, zie waarom de meeste GPT's slecht context management hebben.
Stap 4: huisregels
Zonder afspraken gaat het vroeg of laat mis. Leg minimaal drie dingen vast:
- Wat er niet in mag. Persoonsgegevens, vertrouwelijke klantinformatie en alles wat onder een geheimhoudingsplicht valt.
- Wie de output controleert. Niets gaat ongezien naar een klant.
- Wie GPT's maakt en deelt. Zo voorkom je tien varianten van dezelfde assistent.
Een uitgewerkt voorbeeld vind je in het AI-beleid template voor het MKB. Voor de privacykant is er de AVG-checklist voor AI.
Stap 5: train op eigen werk
Een goed ingerichte werkruimte levert pas iets op als je team weet hoe het hem gebruikt. Dat leer je niet uit een algemene demo. Wel door met je eigen documenten en taken aan de slag te gaan. In de ChatGPT-training voor bedrijven richten we de werkruimte samen in en bouwen we de eerste GPT's met je team.
Hartelijke groet,
Reinier
Veelgestelde vragen
Welk ChatGPT-abonnement heb je nodig voor een team?
Voor een team kies je een zakelijk abonnement, zoals ChatGPT Business (voorheen Team) of Enterprise. Dan werk je in één gedeelde werkruimte met beheer, en traint OpenAI volgens zijn zakelijke voorwaarden niet op je bedrijfsdata.
Wat is het verschil tussen een project en een GPT in ChatGPT?
Een project bundelt gesprekken, bestanden en instructies rond één klus of klant. Een GPT is een assistent met een vaste opdracht die iedereen op dezelfde manier gebruikt, bijvoorbeeld voor offertes of vacatureteksten.
Welke huisregels heb je nodig voor ChatGPT op het werk?
Minimaal: welke informatie er niet in mag (zoals persoonsgegevens en vertrouwelijke klantinformatie), wie de output controleert voordat die naar buiten gaat, en wie GPT's mag maken en delen.