AI-prompts per afdeling: marketing, sales, HR en finance

"Heb je nog goede prompts voor ons team?" Het eerlijke antwoord: een prompt is maar zo goed als de context die je meegeeft. Daarom zijn dit geen toverspreuken, maar startpunten. Per afdeling drie opdrachten die je in ChatGPT, Copilot of Claude kunt gebruiken. Vervang wat tussen haakjes staat door je eigen situatie.

Waarom kant-en-klare prompts zonder context weinig opleveren, schreef ik eerder in generieke prompts zijn bullsh*t. De korte versie: geef altijd mee waarmee, waarvoor en in welke vorm.

Marketing

Content in je eigen tone of voice.

Gebruik [ons merkdocument] als bron voor toon en woordkeuze. Schrijf drie LinkedIn-posts over [onderwerp] voor [doelgroep]. Maximaal 120 woorden per post, geen emoji, eindig met een concrete vervolgstap.

Een campagne-evaluatie.

Hier zijn de resultaten van [campagne]. Zet de vijf belangrijkste conclusies op een rij, met per conclusie het cijfer waar ze op gebaseerd is. Sluit af met drie dingen die we de volgende keer anders doen.

Een briefing voor een bureau of freelancer.

Schrijf op basis van [deze aantekeningen] een briefing van één pagina voor [type opdracht]. Kopjes: doel, doelgroep, kernboodschap, deliverables, planning, budget. Markeer wat ontbreekt.

Sales

Een opvolgmail na een gesprek.

Hier is het verslag van mijn gesprek met [klant]. Schrijf een opvolgmail van maximaal 150 woorden. Benoem de twee punten die de klant het belangrijkst vond en stel één concrete vervolgstap voor met een datum.

Een gesprek voorbereiden.

Ik spreek morgen [functie] van [bedrijf]. Op basis van [hun website en ons laatste contact]: wat zijn waarschijnlijk hun drie grootste uitdagingen, welke vragen stel ik om dat te toetsen en welke bezwaren kan ik verwachten?

Een offerte nalopen.

Lees [deze offerte] als de inkoper van [klant]. Welke drie vragen of bezwaren komen als eerste op? Stel per punt een verbetering in de tekst voor.

HR

Een vacaturetekst.

Schrijf op basis van [dit functieprofiel] een vacaturetekst voor [functie]. Spreek de kandidaat aan met je, begin met wat het werk inhoudt, beperk de eisen tot vijf en vermijd clichés zoals "dynamische omgeving".

Een onboardingplan.

Maak een onboardingplan voor de eerste vier weken van een nieuwe [functie]. Per week: wie ontmoet de nieuwe collega, wat leert hij of zij en wat is aan het eind van de week af. Gebruik [ons personeelshandboek] als bron.

Interne communicatie.

Schrijf een bericht voor alle medewerkers over [verandering]. Leg uit wat er verandert, waarom en wat het voor hen betekent. Maximaal 200 woorden, geen managementtaal.

Finance

Een rapportage samenvatten.

Vat [deze maandrapportage] samen voor het MT in vijf bullets. Noem per bullet het cijfer, de afwijking ten opzichte van [vorige maand of begroting] en een mogelijke verklaring.

Een Excel-bestand analyseren.

Analyseer [dit Excel-bestand met uitgaven]. Welke vijf kostenposten stegen het meest ten opzichte van vorig jaar? Zet het in een tabel met bedrag, stijging in procenten en een opmerking.

Een toelichting voor niet-financials.

Leg [deze balans en winst-en-verliesrekening] uit aan een teamleider zonder financiële achtergrond. Wat gaat goed, waar moeten we op letten en welke vraag zou hij of zij moeten stellen?

Wat je in elke tool anders doet

De opdrachten zelf werken overal. Het verschil zit in hoe je de context meegeeft. In Copilot verwijs je naar een bestand in je Microsoft-omgeving, bijvoorbeeld met een slash en de bestandsnaam. In ChatGPT en Claude upload je het bestand, of je zet het in een project zodat je het niet steeds opnieuw hoeft toe te voegen.

Gebruik je een prompt elke week? Maak er dan een vaste assistent van: een GPT in ChatGPT, een agent in Copilot of een skill in Claude. Dan hoeft niemand de prompt meer te zoeken.

Deze voorbeelden zijn een begin. Het meeste levert het op als je ze met je team toepast op jullie eigen werk. Dat doen we per afdeling in de Copilot-training en de ChatGPT-training voor teams.

Hartelijke groet,
Reinier