Microsoft 365 Copilot uitrollen: een adoptieplan in vier fases

Veel organisaties rollen Microsoft 365 Copilot uit door licenties uit te delen en een mail te sturen dat het er is. De eerste weken is er enthousiasme. Daarna zakt het gebruik weg. Niet omdat Copilot slecht is, maar omdat niemand weet waarvoor hij het precies moet gebruiken. Dit is het plan dat wel werkt.

Fase 1: een pilot met concrete taken

Kies een pilotgroep van tien tot twintig mensen uit verschillende teams. Neem niet alleen de enthousiastelingen. Je wilt ook weten waar de twijfelaars op vastlopen.

Belangrijker dan wie meedoet, is waarmee ze beginnen. Spreek per team twee of drie taken af die ze nu veel tijd kosten. Bij sales een gespreksverslag uit Teams omzetten in een opvolgmail. Bij finance een maandrapportage samenvatten. Bij HR een vacaturetekst opzetten vanuit een functieprofiel. Een pilot zonder taken wordt een pilot zonder resultaat.

Fase 2: rechten op orde

Dit is de stap die het vaakst wordt overgeslagen, en de belangrijkste. Copilot laat alleen zien wat een medewerker mag openen. Dat klinkt veilig. Maar in de meeste organisaties staan bestanden te breed gedeeld. Een SharePoint-site waar iedereen bij kan, een map met een link voor de hele organisatie.

Zonder Copilot vond niemand die bestanden. Met Copilot komen ze zomaar in een antwoord terecht. Loop daarom samen met je IT-beheerder de sites en mappen met gevoelige informatie na. Denk aan salarissen, personeelsdossiers en contracten.

Fase 3: training per team

Copilot zit in Word, Excel, PowerPoint, Outlook en Teams. Tools die je team al jaren gebruikt. Juist daardoor denken mensen dat ze het wel zelf uitzoeken. In de praktijk blijft het dan bij een samenvatting van een lange mail.

Train daarom per team, op eigen werk. Laat mensen hun eigen documenten meenemen en de afgesproken taken uitvoeren. Leer ze hoe je Copilot context geeft: welk bestand, welk doel, welk format. Wat dat oplevert, en hoe het verschilt van ChatGPT, lees je in ChatGPT vs. Copilot: welke AI past bij jou.

Fase 4: borgen

Na de training begint het eigenlijke werk. Drie dingen helpen om het vast te houden:

• Huisregels. Wat mag wel en niet, welke informatie gaat er niet in en wie controleert de output. Een AI-beleid voor het MKB is een goed vertrekpunt.
• Ambassadeurs per team. Een collega die aanspreekpunt is en nieuwe toepassingen deelt in het teamoverleg.
• Een meting na zes weken. Kijk in het gebruiksrapport in het Microsoft 365-beheercentrum wie Copilot gebruikt en waarvoor. Vraag daarnaast per team welke taken echt tijd schelen.

Werkt de basis, dan is de volgende stap eigen agents in Microsoft 365. Een agent die altijd volgens jullie format een offerte opzet, bijvoorbeeld. Met de gratis Agentbouwer zet je de instructies voor zo'n agent in een paar minuten op.

Drie valkuilen

1. Iedereen tegelijk. Zonder pilot weet je niet welke taken werken en waar mensen op vastlopen.
2. Alleen een demo. Een uur kijken naar wat Copilot kan, verandert niets aan hoe iemand morgen werkt.
3. Geen eigenaar. Als niemand de uitrol trekt, is het na drie maanden een licentie die op de factuur staat.

Wil je dit plan met je eigen teams doorlopen? In de Copilot-training voor bedrijven combineren we de pilot, de training per team en de huisregels in één traject.

Hartelijke groet,
Reinier