Je eigen werk automatiseren met AI? Vraag eerst of het waarde heeft

Steeds vaker gaat een workshop bij mij over één vraag. Hoe automatiseer ik mijn eigen werk? De chat hebben ze onder de knie. Ze hebben een paar skills gemaakt, en nu willen ze dat het vanzelf gaat. Dat snap ik helemaal. Maar ik zie ook steeds vaker dat er al een workflow staat voordat iemand heeft gevraagd of die taak het wel waard is.

Daarom werk ik met drie werkbladen, samen in één PDF. Het eerste kiest de taak, het tweede toetst of hij het waard is en het derde bouwt hem. Je kunt de PDF onderaan dit artikel downloaden.

Eerst kiezen: welke taak gaat als eerste?

Op het eerste blad, de AI-scorekaart, schrijf je elke taak op die terugkomt of tijd kost. Per taak noteer je hoe vaak per week je hem doet en hoeveel minuten dat per keer kost. Dan scoor je tijd, impact en moeite. Het totaal is tijd plus impact min moeite. Je omcirkelt je top 1. Daar gaat de rest over.

Dan de vraag die iedereen overslaat: moet dit eigenlijk wel?

Op het tweede blad staan zes vragen. Volgens mij valt hier de helft van de ideeën af. Dat is precies de bedoeling!

1. Mist iemand het als deze taak stopt? Zo niet, dan schrap je hem. Iets automatiseren dat niet hoeft is de duurste fout die je kunt maken.
2. Komt hij minstens elke week terug? Een taak die één keer per kwartaal voorbijkomt, doe je gewoon met de hand en AI.
3. Gaat hij elke keer grotendeels hetzelfde? Als de stappen elke keer anders zijn, valt er niets te automatiseren.
4. Weet je hoe goed eruitziet? Je hebt minstens één voorbeeld van een resultaat waar je blij mee bent.
5. Zit de informatie ergens waar AI bij kan? Mail, een map of een systeem, en niet alleen in iemands hoofd.
6. Vang je een fout op voordat hij schade doet? Een concept dat jij nog verstuurt is veilig, een mail die direct naar een klant gaat niet.

Nee op 5 is trouwens geen reden om te stoppen. Dan weet je wat je eerste stap is: de data regelen.

Reken het even uit

Daarna maak je een ruwe rekensom. Stel dat een taak je nu 3 uur per week kost. Als hij draait, ben je nog een half uur per week kwijt aan controleren en uitzonderingen, dus je bespaart 2,5 uur per week. Kost het bouwen en testen je 8 uur, dan heb je dat na ruim drie weken terugverdiend. Vergeet het onderhoud niet, want ook een automatisering moet af en toe bijgesteld worden.

En misschien zit de winst helemaal niet in uren. Soms zit hij in de dagen dat een klant op een reactie wacht. Snellere reactie, minder fouten en niets meer vergeten zijn net zo goed een reden om te bouwen.

Dan pas bouwen: vijf lagen

Het derde blad is de bouwtekening. Die heb ik vorig jaar voor het eerst gemaakt voor de gevorderde workshops (toen nog helemaal op Copilot gericht), en nu werkt hij voor elke tool. Je vult hem van onder naar boven in, want zonder data en toegang komt er bovenaan niets uit.

1. Platform en model. Waar draait het: Copilot, Claude, ChatGPT, Power Automate, Make, Zapier of n8n? En heb je een snel model nodig of een model dat langer nadenkt?
2. Data. Welke informatie is nodig, waar staat die, heeft AI er toegang toe en mag het ook (privacy, afspraken met klanten)?
3. Instructies. Dit is de skill. Wat moet AI precies doen, waar staat een goed voorbeeld, en wat mag AI nooit doen?
4. Workflow. Wat start het: een vaste tijd, een binnenkomende mail, een nieuw bestand of een formulier? Welke stappen volgen er, en bij welke stap kijkt een mens mee?
5. Uitkomst. Waar landt het resultaat, wie krijgt het en wie kijkt het na voordat het de deur uitgaat?

Onderaan vul je drie dingen in: de eigenaar, hoe je ziet dat het werkt en je eerste stap met een datum. Die eigenaar is misschien wel het belangrijkste vakje van het hele vel, want een automatisering zonder eigenaar is over drie maanden stuk en niemand merkt het.

Automatiseer niet wat met de hand nog niet goed gaat

Dit is de regel die ik in elke workshop herhaal. Eerst doe je de taak één keer met de hand, met AI erbij. Wat je daar deed, maak je een skill op 60%. Die geef je aan een collega met drie nieuwe voorbeelden, en samen krijg je hem naar 99%. Pas dan zet je hem in een geplande taak of een workflow. Wie die volgorde omdraait, automatiseert vooral zijn eigen fouten.

Download de werkbladen

De drie bladen zijn A4 in liggend formaat. Print ze los, dan kun je de tweede en derde per taak opnieuw invullen.

Of kopieer het adres: https://www.reiniervaneijk.nl/downloads/ai-werkbladen-automatiseren.pdf

Wil je dit met je team doen, op jullie eigen werk? Dat is precies waar de gevorderde workshop over gaat. Laat maar weten!