# Discovery & Requirements Template (MKB/SMB)

# Discovery {probleem / oplossing}

## 1. Management‑samenvatting

*Doel: in één alinea (nog liever in 1 zin) uitleggen welk bedrijfsprobleem we oplossen, voor wie, en wat de beoogde impact is.*

---

## 2. Probleemdefinitie

1. **Huidige situatie (as‑is)**
    - Wat gaat er nu mis? (concrete voorbeelden, meetbare klachten, wachttijden, fouten, omzet‑/kostenimpact)
2. **Gevolgen van het probleem**
    - Operationeel (efficiëntie, fouten)
    - Financieel (verloren omzet, kosten, boetes)
    - Klant‑ & medewerkerstevredenheid
3. **Urgentie & prioriteit**
    - Waarom moet dit NU worden opgelost?
    - Wat gebeurt er als we niets doen (6‑12 mnd)?

---

## 3. Doelstellingen & succescriteria

1. Gewenste situatie
    1. Hoe ziet de situatie eruit als die is opgelost, of in ieder geval naar een gewenste volgende stap is gebracht (concrete voorbeelden, doorlooptijd, wachttijd, fouten, omzet-/kostenimpact)
2. Doel + succescriteria

| **SMART‑doel** | **Maatstaf/KPI** | **Streefwaarde** | **Meetmoment** |
| --- | --- | --- | --- |
| (bijv.) Verkorten van doorlooptijd offerte → order | Gem. dagen | ≤ 2 | 3 mnd na live |

> Tip: formuleer max. 3‑5 kern‑KPI's.

---

## 4. Stakeholders & gebruikersgroepen

| **Rol / Persona** | **Belangrijkste taken** | **Pijnpunten** | **Succesdefinitie** |
| --- | --- | --- | --- |
| Order‑planner | Planning, prioriteren | Handwerk in Excel, fouten | Automatische planning zonder handwerk |
| … |  |  |  |

---

## 5. Requirements

### 5.1 Functionele requirements (MoSCoW)

- **Must**: …
- **Should**: …
- **Could**: …
- **Won't (voor nu)**: …

### 5.2 Niet‑functionele requirements

| **Categorie** | **Eis** | **Meetbaar?** |
| --- | --- | --- |
| Prestatie | < 2 sec responstijd bij > 100 gelijktijdige users | Ja |
| Beveiliging | AVG‑compliant, SSO via Azure AD | Ja |
| Beschikbaarheid | 99,5 % per maand | Ja |
| … |  |  |

### 5.3 Data & integraties

- Benodigde databronnen (ERP, CRM, Excel, …)
- Integratie‑methoden (API, file drop, RPA)
- Datakwaliteit‑eisen (up‑to‑date, single source of truth)

### 5.4 Visuele requirements

- Voeg een schets of tekening toe van hoe de software eruit ziet

---

## 6. Proces & workflows

Beschrijf trigger, datapunten, systeemkoppelingen en output.

1. **Huidig proces (bv SIPOC‑schets)**
2. **Gewenst proces**
3. **Gap huidig/gewenst**
4. **Automatiserings‑/digitaliseringskansen**

---

## 7. Budget & Business case

(let op: per tool / oplossing)

| **Post** | **Indicatie** | **Notities** |
| --- | --- | --- |
| Licentiekosten p/j | € … | SaaS/On‑prem |
| Implementatie (extern) | € … | vendor/partner |
| Interne uren (FTE) | € … | training, change |
| **Totaal CapEx / OpEx** | € … |  |

### ROI‑berekening

- Bespaarde uren: … h/jaar × loonkosten € … = € …
- Extra omzet / lagere churn: € …
- Break‑even­punt: … maanden

---

## 8. Aannames, beperkingen & risico's

- **Aannames**: …
- **Beperkingen** (wetgeving, IT‑architectuur, resources): …
- **Risico's & mitigerende maatregelen**: …

---

## 9. Implementatie‑roadmap & fasering

| **Fase** | **Periode** | **Deliverables** | **Gate / Go‑No‑Go‑criterium** |
| --- | --- | --- | --- |
| Proof of Concept | Q3 | Werkende demo | Succesvolle user‑test |
| MVP | Q4 | Kernfunctionaliteiten live | KPI ≥ 80 % |
| … | … | … | … |

---

## 10. Governance & eigenaarschap

- **Product‑owner**: …
- **Sponsor / budgethouder**: …
- **Change‑manager**: …
- Besluitvormingsproces & escalatieroutes

---

## 11. Acceptatie‑ & oplevercriteria

1. Functionele tests (user stories "done")
2. Niet‑functionele tests (load, security, backup)
3. Gebruikerstraining afgerond (> 80 % score)
4. Go‑live‑checklist (monitoring, support, rollbackplan)

---

## 12. Ondertekening & vervolgstappen

| **Naam** | **Rol** | **Handtekening** | **Datum** |
| --- | --- | --- | --- |
|  |  |  |  |

---

## Gebruikstips

1. **Eerst het probleem, dan de tool** - Zorg voor consensus over § 2 & 3 (probleem en doel) vóór er naar oplossingen wordt gekeken. Als 2 & 3 niet op orde zijn, niet naar 4 en verder.

2. **Werk iteratief** - Vul het document - zo nodig na interne afstemming in meerdere sessies - volledig in (design thinking / agile discovery).

3. **Timebox** - In geval van veel stakeholders: Houd interviews kort (max. 45 min) en gebruik het template als checklist om focus te behouden.

4. **Visualiseer** - Voeg eenvoudige proces­schetsen of mock‑ups toe in § 6 om discussies te versnellen.

5. **Versie‑beheer** - Nummer versies (v0.1, v0.2…) en bewaar alle besluiten als opmerkingen in de zijlijn.